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Excel|万能データファイルPDFを活用しましょう!!

オフィスExcel


WordやExcelで保存したファイルをメール等で送信したとき、相手も同じWordやExcelを持っていれば良いのですが、バージョンが古かったり、
そもそも持っていなくて互換ソフトを使っていたりすると正確に表示できないことがあります。

Officeの文章は環境によっては正確に開けないこともあります。
Microsoft Word(2013)で作った文章をそのまま保存すると、ファイル形式が違うため、Word 2003以前の Word では開くことができません。
ましてやMacのPagesで開いてみたりなんかするとレイアウトがグチャグチャになっています。
特にフォントに起因するレイアウトの崩れはどう頑張っても防ぎようがありません。

そこでPDFの出番です!

PDFはファイルの中にフォントも埋め込むので、相手にそのフォントが存在していなくても正確に表示することができます。
機種、OSを問わず、スマホでも大丈夫です。
PDFを表示するソフトの AdobeリーダーはあらゆるOS向けに無償で公開されているので、誰にでも使うことができるんですね!

PDFに変換する方法は簡単です!

いつもの『保存』ではなく『名前を付けて保存』を選択し、右下の『参照』ボタンをクリックします。(Office2013の場合)
ファイル名を付け、そしてファイルの種類として『PDF(*.pdf)』を選択します。これで保存すれば、PDFファイルとして保存されます。

また、PDFは特殊なソフトを使わないと編集できないので、簡単に書き換えられては困る場合に使うこともできます。
Excelで作った見積書を送るときなどは一度 PDF に変換すれば、相手も正確に見ることが出来ますし、誤って数値を消したり変更してしまう事故を防ぐこともできます。

最近ではコンビニでプリントをすることができるサービスがあるのですが、ここに持ち込むファイル形式が文章の場合は PDF なんです。
自宅には A4 のプリンタしかないのですが、たまに A3で大きな印刷物を作りたいときにコンビニで1枚80円くらいでプリントできますよ。
そんな時はA3で文章を作成し、PDFでUSBメモリとかに保存してコンビニに行きましょう。

PDFは、非常に互換性高く表示することができて、大変便利なので仕事でも大活躍間違いなしです!

PDFを活用しましょう

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